Mode d’emploi pour organiser un séminaire

Comment organiser un workshop ?

ou un retour d’expérience du séminaire « modèles en écologie évolutive » par Florence, Nicolas et François. Nous essayons ici de tirer quelques leçons de l’organisation du séminaire « modèles en écologie évolutive », en espérant que cela sera utile à de futurs organisateurs/trices de séminaires !

1.       Pour les organisateurs

Il est beaucoup plus simple de répartir les rôles clairement dès le début ! La répartition peut être faite selon les points ci-dessous.
Pas besoin d’être très nombreux (nous étions trois pour un séminaire de 3 jours, avec de 30 à 40 participants). On peut aussi faire un appel aux bonnes volontés pour aider à l’organisation (mais en général cet appel reste sans réponse ; le plus efficace est de motiver des gens autour de soi). Il est impératif que tous les organisateurs s’entendent bien dès le début sur les objectifs du séminaire.

Différents postes à répartir : (cette liste n’est pas exhaustive)
– Logistique : réservation des salles, contacts pour la captation vidéo
– Gestion des inscriptions
– Communication, et contacts avec les orateurs invités
– Recherche de financements, élaboration et suivi du budget
– Organisation des repas et pauses (contacts avec Sodexo)
– Mise au point du programme, rédaction du livret des abstracts

– Impression des posters et des badges

2.       Réservation de salle

S’y prendre TRES longtemps à l’avance : la première chose à faire est de fixer les dates et réserver la salle ! Du coup s’il y a des chercheurs que l’on veut absolument inviter, les inviter avant pour pouvoir prévoir la date. Idéalement, 6 mois à l’avance.

Captation vidéo : il faut aussi s’y prendre à l’avance.

Choix du lieu : l’amphi CNRS est un peu grand et pas trop propices aux discussions ; la salle des colloques est peut-être plus adaptée. Une autre solution : louer une salle en dehors de Montpellier, pour « prendre en otage les participants » et créer une dynamique de groupe (mais logistique de transport/hébergement à assurer + surcoûts).

 

3.       Les financeurs, l’argent

La multiplication des entités avec un budget alloué aux initiatives étudiantes, et le fait que personne n’organise jamais rien font qu’il est très facile de récolter de l’argent. Nous en avons eu de la part du CEFE, ISEM, SIBAGHE, IFR Biodiversité, pôle EVAP à hauteur de 1000 euros environ chacun (1500 pour SIBAGHE). Par contre le versement de l’argent peut être assez lent. Il est très pratique de demander une aide logistique pour la comptabilité (le CEFE a avancé l’argent sur un compte prévu pour nous, et les gestionnaires ont pris en charge les versements de nos partenaires et les comptes).

Pour la prochaine fois : penser à la Société Française d’Ecologie, aussi.

Combien faut-il d’argent ? Les principaux postes de dépense sont l’invitation de chercheurs (train+avion, hôtel : à peu près 200 euros+100 euros/nuit dans notre cas) et les repas (par exemple 30 personnes*25 euros).

 

4.       Aspects scientifiques

Ne pas charger le programme ; même quand il n’a pas l’air chargé, il l’est, en fait. Et ne pas hésiter à faire des choix.

Ne pas inviter des chercheurs en doublon sur la même session. Ca peut les vexer.

Les chercheurs invités jeunes se révèlent de très bons participants (L. Lehmann) : ils sont là tout le temps et sont très accessibles.

Il faut être TRES précis dans ce que l’on attend exactement des orateurs. Nous n’avons pas été assez précis (i.e. cours d’introduction vs présentation de travaux de recherche).

 

5.       Créer un compte google

Dès qu’on décide de faire un séminaire, il est très pratique de créer un compte google du séminaire. Tout peut se gérer très facilement avec google :

–          Le site web (avec google sites)

–          Les inscriptions : on peut inclure un « google form » dans le google site ; le google form se fait depuis « google docs ». Les réponses sont automatiquement incluses dans un tableur. C’est EXTREMEMENT pratique. A FAIRE ABSOLUMENT, CA SIMPLIFIE BEAUCOUP LA VIE.

–          Pour avoir plus de renseignements : les gens peuvent envoyer un email

–          Les repas : demander aux gens de cocher les repas qu’ils veulent pendant l’inscription.  Surtout s’ils sont gratuits. Une bonne proportion des gens se désiste (25% pour notre séminaire). Ne PAS dire « si vous ne dites rien, on suppose que c’est oui ». Les gens lisent mal leurs mails. Souvent ils ne comprennent pas bien ou ne lisent pas jusqu’au bout.

–          Faire payer des droits d’inscriptions, même symboliques, pour responsabiliser les participants (mais ça implique de suivre les paiements et rajoute donc du travail aux organisateur).

 

6.       La communication

Les mailing listes (evolmontp, evolfrance) fonctionnent très bien. Penser aussi à demander à l’ED et aux directeurs de labos de transmettre l’annonce à leurs contacts. Les affiches ne sont pas absolument nécessaires (sauf pour faire joli).

S’y prendre bien à l’avance et envoyer beaucoup de mails. Passer par plusieurs canaux différents. Ne pas hésiter à répéter plusieurs fois les mêmes infos. Les gens ne comprennent pas tout du premier coup, lisent leur mails à la va vite puis oublient, etc…

Il faut être TRES précis dans i/ le public visé et ii/ le contenu du séminaire. Il faut donc bien s’entendre là-dessus AVANT de lancer la communication.

 

7.       Les repas et les pauses

Les gens aiment la nourriture : prévoir,donc de la bonne nourriture. Les pauses et les repas sont aussi les moments privilégiés de discussion et de création de liens, il faut donc veiller à leur déroulement et en prévoir beaucoup ; ne pas hésiter à prévoir de longues pauses café (au moins 30 minutes) et repas (1h30, c’est juste, 2h c’est mieux). Il est très simple de recourir à un traiteur pour les pauses (café, notamment : voir avec Sodexo). Si les organisateurs veulent prendre en charge certaines pauses eux-mêmes, cela prend beaucoup plus de temps (faire les courses – stocker la nourriture, éventuellement au frais – ramener la nourriture aux participants – ranger), mais c’est moins cher et de meilleure qualité (et plus convivial, cf les bières du soir).

Pour les « goûters/table ronde » du soir : prévoir du salé pour aller avec les bières et le vin. Pas que des glaces et du chocolat ! surtout que dans les pauses café il y a souvent des petits biscuits.

Penser à une pause café à l’arrivée des participants (si l’accueil se fait le matin).

Déjeuner en groupe au restaurant est l’option favorite des participants, mais c’est un peu cher. Eviter la cantine, ce n’est ni très bon ni très convivial. Le buffet no 2 de Sodexo est super (et copieux). Ne pas oublier les options pour les végétariens.

 

8.       Pérenniser l’évènement

Pendant le séminaire, il faut prendre des photos, ça fait des souvenirs. Garder aussi les ppt des gens, s’ils l’acceptent, et mettre tout cela sur le site. C’est bien aussi de filmer le séminaire. Ca permettra à d’autres personnes d’en profiter…

A la fin du séminaire on peut essayer d’impliquer les participants en leur demandant s’ils seraient motivés pour aider à l’organisation des futures éditions.

C’est bien aussi de faire une petite enquête de satisfaction auprès des participants (google form, là encore, est très pratique).

Enfin, donner des nouvelles du séminaire aux partenaires financiers. Montrer des photos, des ppt, des témoignages d’étudiants…